7 Hábitos para un Teletrabajo Efectivo
Beatriz Zúñiga
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La pandemia causada por el Covid-19 ha afectado drásticamente la vida de los seres humanos, exigiendo cambios en la forma en que ejecutábamos nuestras actividades. Cada vez estamos más seguros de que pasará un buen tiempo antes que podamos retomar nuestras vidas con la naturalidad que teníamos. Ante este panorama, el mundo laboral se ha visto obligado a entrar en una etapa de transición tecnológica y reestructuración de sus procesos y medios de comunicación, siendo el teletrabajo, una de las principales medidas adoptadas por las empresas para que los empleados puedan desde casa seguir conectados, desarrollar sus funciones y cumplir sus metas, sin exponer su salud.
Si bien el teletrabajo o home office, no es una modalidad nueva, puesto que se ha practicado desde el inicio de la era tecnológica, lo cierto es que, el porcentaje de la población que trabaja en esta modalidad en gran parte de los países, era inferior al 10% antes de la pandemia. Y aunque, posiblemente muchos de nosotros hemos trabajado en algún momento desde casa, pocas veces hemos tenido que hacerlo por un periodo largo. Es un error pensar que trabajar desde casa será igual a trabajar en oficina, este es un proceso distinto que requiere de tiempo, compromiso, adquirir nuevas habilidades y desarrollar hábitos, para mantener la eficiencia y productividad.
En este artículo quiero compartirte 7 Hábitos que ayudarán a que tu trabajo en remoto sea más efectivo.
1. Fija un horario y respétalo
Este hábito definirá cuan productiva será tu jornada. Tener una rutina establecida te permitirá enfocarte en lo que debes hacer día a día. Para ello, es necesario que primero elijas como distribuirás las 24 horas del día ahora en casa, puedes optar por llevar una rutina similar a cuando ibas a oficina (sin contar algunas actividades que ya no forman parte, como el tiempo en transporte, por ejemplo) o crear una nueva rutina que se adapte más a tus condiciones actuales (esto claro dependerá también de las medidas tomadas por tu empresa en cuanto a horarios y reuniones), pero lo importante es que dividas tu jornada en secciones, asignando horas para el trabajo, alimentación, descanso y ocio, y lo más difícil, que te comprometas a cumplirlas. Teletrabajo no significa disponibilidad 24/7, pero tampoco significa disponibilidad personal o doméstica, se debe actuar con responsabilidad y comunicando a nuestro entorno como lo vamos a manejar, evitando excederse en la carga horaria laboral, o lo contrario, perder el tiempo con distracciones personales o atendiendo temas de la casa.
Y para enriquecer más este hábito, hay 3 cosas que puedes practicar:
- Levantarte más temprano, te ayudará a mejorar tu productividad aprovechando más las horas del día, y estudios científicos han demostrado que aporta a la salud física, mental y emocional.
- Procura no acostarte muy tarde y siempre trata que sea a la misma hora.
- Fija un tiempo máximo desde que despiertas hasta que te pones a trabajar.
2. Sigue una rutina de cuidado personal
El hecho de no tener que ir a oficina o visitar clientes no significa que tengamos que trabajar en pijama, aunque esto sonará como un sueño para muchos. Pero la realidad es que, si te mantienes así todo el día, es más probable que en ciertos momentos tengas sueño o pereza para realizar tus actividades. Lo mismo sucede si descuidas tu aseo personal y tu imagen física, en relación a como la llevabas antes.
Al mantener el hábito de asearte, arreglarte y cambiarte de ropa antes de iniciar tu día, aportas a tu autoestima y tu cerebro asociará estas acciones con tu rutina de trabajo normal, lo cual permitirá que te mantengas despierto y te concentres con mayor facilidad en tus actividades.
Otro aspecto a considerar es el vestuario que utilices, no se trata de ponerse algo similar a tu pijama o ‘‘ropa de estar en casa’’. Recuerda que la imagen que ofreces es también un reflejo de tu estado de ánimo, y muestra tu profesionalismo ante los demás en las reuniones por videollamada. Tampoco esto quiere decir que tengas que estar todo el día con traje formal, pero sí es importante que elijas un look para tu teletrabajo en base a tu agenda. Ropa casual, cómoda y con colores luminosos o pasteles para los días de trabajo sin conexiones o con reuniones de rutina, y un look más formal para los días que tengas una presentación con un cliente, exposición de un proyecto, capacitación, etc. Y no olvidar los zapatos, todo menos pantuflas.
3. Aliméntate e hidrátate bien
Si bien nuestro estilo de vida y rutina ha cambiado a causa de la pandemia, es fundamental mantener una buena alimentación e hidratación.
En el caso de la alimentación, se debe procurar respetar las tres comidas diarias principales: desayuno, almuerzo y cena, complementando con aperitivos de media mañana y media tarde. Independientemente del horario, estas comidas deben estar para que el metabolismo siga trabajando frecuentemente. Comer frutas, verduras y legumbres, incluir lácteos y derivados, moderar el consumo de proteínas animales, preferir frutos secos y grasas saludables, y evitar la comida chatarra, son las principales recomendaciones de los nutricionistas. Y cuidado con comer delante del ordenar o retrasar demasiado las horas para cada comida, volviendo a lo mencionado en el primer hábito, hay que respetar estos espacios.
La hidratación también es clave en este tiempo, para que nuestro organismo se mantenga correctamente estructurado y en perfecto funcionamiento. Un buen consejo es tener una botella de agua junto a ti para hidratarte por porciones cada hora. Y si no te gusta mucho el agua, también puedes complementar con jugos o infusiones sin azúcar, que también aportan agua. La cantidad de agua que debemos tomar varía entre una persona a otra según su condición física. El consejo de los 8 vasos al día no es que sea la medida exacta para todos, pero es un objetivo fácil de recordar y razonable.
4. Mantén un espacio de trabajo motivante
Disponer en casa de un espacio tranquilo y cómodo donde concentrarse es esencial. No intentes trabajar desde tu cama o ir como nómada de lugar en lugar, ya que esto puede afectar tu productividad considerablemente, e inclusive tu salud física y emocional. Lo mejor es buscar un lugar (no importa si es grande o pequeño) que puedas adecuarlo para que funcione como tu oficina.
Te dejo algunas recomendaciones para conseguir un espacio motivante:
- Decóralo a tu gusto con complementos que impulsen tu creatividad.
- Asegúrate de tener a la mano los implementos necesarios que necesitarías en un día normal de oficina (agenda, memoria flash, hojas, bolígrafos, etc.)
- En lo posible elige muebles ergonómicos y flexibles que te permitan trabajar con una postura cómoda. Si no los tienes en casa, dialoga con tu empresa para ver la posibilidad de facilitártelos, préstalos a parientes o amigos, o compra de ser necesario, no pongas en riesgo tu salud.
- Revisa que tengas una buena conexión a internet y enchufes cerca para conectar los equipos.
- Mantén tu puesto en orden, para encontrar fácilmente lo que buscas.
- Ten cerca post-its o papelitos que te permitan anotar aquellas tareas que no debes dejar pasar, datos de alguna llamada o ideas que quieras desarrollar más adelante.
- Ilumina tu espacio, para favorecer la concentración y evitar la irritación de ojos. Lo ideal es contar con luz natural, pero si no es posible, se recomienda una buena iluminación artificial.
- No olvidar la limpieza y ventilación, para trabajar en un entorno saludable.
5. Planifica y registra tus tareas
Este es el mejor momento para convertirte en un gran planificador, y no necesariamente porque tengas que crear un plan de trabajo de otro mundo, el secreto está en que sea una planificación simple y flexible, y que cumpla con dos aspectos: 1) tener bien claras tus metas y en base a ellas establecer objetivos a corto plazo, y 2) organizar y registrar en una agenda física o digital tus actividades, estableciendo un plan semanal y tareas puntuales para cada día.
Algunas recomendaciones que te ayudarán a planificar mejor tus jornadas laborales:
- Planifica siendo realista de tu máximo rendimiento en un día. Fija una hora para empezar a trabajar y para terminar.
- Una vez que tengas definidas tus actividades diarias, crea una lista de verificación en tu agenda física, digital o aplicación en donde almacenas tus notas, y ordénalas según su prioridad. Si es posible, asigna colores que te ayuden a identificar prioridad y deja una casilla para marcar su estatus como hechas, esa sensación de logro te ayudará a seguir avanzando en tus pendientes.
- Organiza tus tareas el día anterior. Antes de terminar tu jornada, revisa tu plan semanal general y establece las tareas que debes ejecutar al siguiente día.
- Tómate unos minutos del día para hacer seguimiento del trabajo de los demás. Ya sea que tengas un equipo a cargo o dependas de actividades de otros, revisa a diario como marcha el cronograma de trabajo con ellos para que puedas incluir las acciones necesarias en tu plan de trabajo.
- Anímate a probar o incorporar herramientas tecnológicas para hacer más eficiente tu trabajo. En el mercado hay muchas apps y plataformas web gratuitas y de pago, para facilitar la gestión tareas, videoconferencias, compartir archivos, utilizar tableros de seguimiento, crear diseños, entre otros. Entre algunas de ellas están: Trello, Active Collab, Tasks, Canva, Microsoft Teams, Zoom, Jitsi Meet, Google Drive, Dropbox, Wetransfer.
- Incluye en tu planificación también tus tareas personales, ya que si están anotadas puedes asignar tiempos específicos para realizarlas, y así evitaras olvidarlas o que te tomen por sorpresa en momentos no deseados, de esa forma mantienes un mejor equilibrio entre tu vida personal y laboral.
6. Haz descansos breves o pausas activas
Hay que saber administrar nuestra energía y concentración. Mantener el mismo ritmo durante 8 horas seguidas no es posible, y para evitar perder nuestro nivel de productividad es necesario desconectarnos brevemente cada cierto periodo de tiempo para evitar agotarnos.
No hay un tiempo establecido para saber cuando hacer estas pausas, porque dependen de varios factores, como el nivel de energía, el estado de salud, el nivel de exigencia de las tareas, el tiempo de descanso que se haya tenido la noche anterior, entre otros aspectos. Sin embargo, hay algunas investigaciones científicas en las que se sugiere no trabajar más de 2 horas sin parar y establecer ciclos de trabajo/descanso de acuerdo a como sientas tu nivel de concentración, y sin que estos descansos sean mayores a 15 minutos.
Es importe que estos espacios que nos tomemos no sean para llenarnos de más información o hacer actividades que requieran mucho esfuerzo, porque de lo contrario nuestro cerebro no recuperará la calma y energía que necesita para seguir produciendo. Por lo tanto, hay que dejar descansar al cerebro. Puedes simplemente optar por no hacer nada (mente suelta), o hacer una pausa activa, por ejemplo; un ejercicio de respiración, caminar un poco, estiramiento o movimientos musculares, hidratarte o comer un snack.
7. Incorpora a tu día actividades de ocio
El sedentarismo causa efectos negativos a nuestra salud, por ello, es importante mantenernos en movimiento. Aún desde casa, esto es posible con la ayuda de aplicaciones, tutoriales de videos o encuentros en vivo a través de las redes sociales.
Actividades que nos provoquen placer o satisfacción, como el yoga, meditación, pilates, practicar algún deporte, pintar, hacer manualidades, etc., serán de gran aporte para nuestra salud física, mental o emocional.
Al oxigenar nuestros días, lograremos una mayor predisposición para trabajar.
Y hasta aquí llegamos. Gracias por leerme!
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Beatriz Zúñiga
Soy Máster en Administración de Empresas, Coach Ejecutivo y Ontológico, Facilitadora y Speaker. Directora Ejecutiva de Global Vision Corporation, grupo empresarial con presencia desde hace 15 años en Latinoamérica. Asesoro a empresas desde hace 10 años con programas para fortalecer la cultura corporativa, incrementar el compromiso y la productividad de sus equipos. Y acompaño a ejecutivos y profesionales autónomos, que buscan descubrir sus talentos, potenciar sus habilidades o dar luz a sus proyectos, a través de entrenamientos, coaching y mentoring.
